T.C.

SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Afet İşleri Müdürlüğü

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Sarıyer Belediyesi Afet İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Sarıyer Belediyesi Afet İşleri Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, organizasyon yapısı ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a)

Belediye

: Sarıyer Belediye Başkanlığını,

b)

Başkan

: Sarıyer Belediye Başkanını,

c)

Başkan Yardımcısı

: Müdürlüklerin Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

ç)

Meclis

: Sarıyer Belediye Meclisini,

d)

Müdürlük / Birim

: Afet İşleri Müdürlüğü’nü,

e)

Müdür

: Afet İşleri Müdürünü,

f)

Alt Birim

: Müdürlüğe bağlı kurulan alt birimi,

g)

Alt Birim Yöneticisi

: Müdürlük Alt birimlerini sevk ve idare eden Birim Yöneticisini,

ğ)

Personel

: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

Temel İlkeler

Madde 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Afet İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

 

İKİNCİ KISIM

Afet İşleri Müdürlüğünün Kuruluş ve Yapılanma ve Bağlılık

Kuruluş ve Yapılanma

MADDE 6- (1) Arama – Kurtarma faaliyetlerinin örgütlenmesi, geliştirilmesi, eğitimi ve yaygınlaştırılması, Afet öncesi ve sonrası acil durum hazırlıkları yapmak gibi Afet İşleri Müdürlüğünü Mevzuata Uyumlu ve Hızlı Sunmak amacıyla; bu yönetmelikte belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Afet İşleri Müdürlüğü, Sarıyer Belediye Meclisinin 09/06/2023 tarih ve 2023/34 nolu meclis kararı ile kurulmuştur.

Müdürlüğün Bu Yönetmelikte belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan alt birimler için Alt Birim Yöneticisi görevlendirilmesi yapılabilir.

Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları paylaştırılarak, daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesi amacı ile kurulan alt birimde, Müdürün emir ve talimatlarına göre verilen görevler yürütülür.

Alt birimin iç organizasyon yapılarının teşkili; söz konusu birimde görev yapmakta olan tüm personel ve Alt Birim Yöneticisinin görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

Afet İşleri Müdürlüğü aşağıdaki Alt Birimlerden oluşur.

İdari İşler Alt Birimi

Sivil Savunma-Arama Kurtarma Alt Birimi

Planlama Alt Birimi

Eğitim ve Gönüllülük Alt Birimi

K-9 Köpekli Arama Kurtarma Alt Birimi

Bağlılık

MADDE 7- Afet İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı veya Başkanın görevlendireceği başkan yardımcısına bağlı olarak görev yapar.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Afet İşleri Müdürlüğünün Görevleri Afet İşleri Müdürlüğü’nün Görevleri

MADDE 8- (1) Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

Yurtiçi ile yurtdışında meydana gelebilecek Afet ve Acil durumlar ya da tatbikatlara AFAD Başkanlığının talebi üzerine Belediye Başkanının onayı ile sevk olunur.

İl düzeyinde TAMP (Türkiye Afet Müdahale Planı) kapsamında afet yönetimi ile ilgili planların hazırlanması ve geliştirilmesine Belediyenin sorumlu olduğu çalışma gruplarına destek çözüm ortağı olarak katılım sağlamak ve verilen görevleri yerine getirmek.

 

İlçe düzeyinde “Afet ve Acil Durum Yönetimi Planlarının” hazırlanması ve geliştirilmesinde Belediyenin sorumlu olduğu çalışma gruplarına ana çözüm ve destek çözüm ortağı olarak katılım sağlamak ve verilen görevleri yerine getirmek.

Hazırlanan planlarda görev ve sorumluluk verilen personelin eğitim ve tatbikatlarla bilgi düzeylerinin geliştirilmesi sağlamak.

Arama – Kurtarma faaliyetlerinin örgütlenmesi, geliştirilmesi, eğitimi ve yaygınlaştırılması sağlamak.

Afet öncesi ve sonrası acil durum hazırlıkları yapmak.

Görev verilmesi halinde yurtiçi ve yurtdışında meydana gelen afet ve acil durumlarına zamanında, hızlı, etkili ve iyi organize olmuş arama kurtarma faaliyeti ile mümkün olan en kısa süre içerisinde üzerine düşen görevleri yapmak.

Mümkün olan en kısa süre içerisinde, afetlerin yol açtığı kayıp ve zararlarla, ihtiyaçları ve yapılması gereken faaliyetlerin önceliklerini belirlemek.

Ulusal yardım ve uluslararası insani yardım faaliyetlerine katılmak.

Afet ve Acil durumlara hazırlık ve müdahale için gerektiğinde diğer müdürlüklerle işbirliği yaparak ihtiyaç duyulan çalışanlara gerekli görevlendirmeyi yapmak.

Lojistik merkezi (Ambar) kurulması sevk ve idaresini yapmak.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Afet İşleri Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 9- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Afet İşleri Müdürü;

Afet İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamaktan,

Valilik Makamı, AFAD, Sarıyer Kaymakamlığı İlçe Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile Belediyemiz arasında koordinasyonu sağlamak,

Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak, ç) Günlük çalışma programlarını yapmak,

Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,

Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve zamanında teslimini sağlamak,

Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

ğ) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,

Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,

ı) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,

Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.

Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler

 

çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından, ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.

Müdür, sorumlu olduğu tüm personellerin yıllık izin kullanış zamanlarını iş yoğunluğuna göre planlar.

Müdür, kendisine bağlı olan alt birim, bölüm ve personelin çalışmalarını denetlemek, mesai ve disiplin işlerinin takibini yapmakla sorumludur.

Afet İşleri Müdürlüğünün Alt Birim Yöneticisinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 10- (1) Afet İşleri Müdürlüğünün birimlerinde alt birim yöneticisi statüsünde çalışan personel;

Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

Personelin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

ç) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve Bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.

Diğer Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,

Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan, ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

Görev ve İş Dağılımı

 

BEŞİNCİ KISIM

Uygulama Usul ve Esasları

 

MADDE 12- 1) Müdürlüğün tüm personel arasındaki görev ve iş dağılımı müdür tarafından yapılır. Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Yönetmelikte geçen personelin herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları halinde, ilgili personelin elektronik ortamda atanan iş ve işlemleri görevleri gereği kendisinde bulunan her türlü dosya, evrak, yazı ve belgeler ile ayni ve nakdi zimmetinde bulunan tüm malları bir çizelgeye bağlı olarak Müdüre veya Müdürün tespit ettiği kişiye teslimini yapması zorunludur.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla İlgili İşlemler

MADDE 13- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

Müdürlükler arası yazışmalar birim müdürü tarafından elektronik imza ile yapılır. Dağıtım kısmında ilgili başkan yardımcısı “bilgi için” eklenir.

Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler

MADDE 14 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

Müdürlüğe elektronik ya da fiziki olarak gelen evrak, Müdür / sorumlu personel tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Fiziki evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Fiziki veya elektronik ortamda gelen ve giden evraklar referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 15 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.

İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

ALTINCI KISIM

Son Hükümler Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

 

MADDE 16- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürüklükte bulunan ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

MADDE 17- Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle Sarıyer Belediye Başkanlığı Afet İşleri Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 18- Bu Yönetmelik, Sarıyer Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 19- Bu Yönetmelik hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Afet İşleri Müdürü yürütür.