T.C.

SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

AFET İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel Esaslar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Sarıyer Belediyesi Afet İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Sarıyer Belediyesi Afet İşleri Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 09/06/2023 tarih ve 2023/34 sayılı Belediye Meclis Kararı ve ikincil mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a)         Başkan                       : Sarıyer Belediye Başkanını,

b)        Başkan Yardımcısı   : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

c)         Belediye                     : Sarıyer Belediyesini,

ç)         Meclis                        : Sarıyer Belediye Meclisini,

d)        Müdürlük                  : Afet İşleri Müdürlüğünü,

e)         Müdür                       : Afet İşleri Müdürünü,

f)         Personel                     : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

 

Genel esaslar

MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Afet İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a)         Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b)        Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c)         Hesap verebilirlik,

ç)         Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d)        Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e)         Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f)         Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İKİNCİ KISIM
Afet İşleri Müdürlüğü’nün Görevleri

 

Afet İşleri Müdürlüğü’nün görevleri

MADDE – 6 (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

1. Yurtiçi ile yurtdışında meydana gelebilecek Afet ve Acil durumlar ya da tatbikatlara AFAD Başkanlığının talebi üzerine Belediye Başkanının onayı ile sevk olunur.
2. İl düzeyinde TAMP (Türkiye Afet Müdahale Planı) kapsamında afet yönetimi ile ilgili planların hazırlanması ve geliştirilmesine Belediyenin sorumlu olduğu çalışma gruplarına destek çözüm ortağı olarak katılım sağlamak ve verilen görevleri yerine getirmek.
3. İlçe düzeyinde “Afet ve Acil Durum Yönetimi Planlarının” hazırlanması ve geliştirilmesinde Belediyenin sorumlu olduğu çalışma gruplarına ana çözüm ve destek çözüm ortağı olarak katılım sağlamak ve verilen görevleri yerine getirmek.
4. Hazırlanan planlarda görev ve sorumluluk verilen personelin eğitim ve tatbikatlarla bilgi düzeylerinin geliştirilmesi sağlamak.
5. Arama – Kurtarma faaliyetlerinin örgütlenmesi, geliştirilmesi, eğitimi ve yaygınlaştırılması sağlamak.
6. Afet öncesi ve sonrası acil durum hazırlıkları yapmak.
7. Görev verilmesi halinde yurtiçi ve yurtdışında meydana gelen afet ve acil durumlarına zamanında, hızlı, etkili ve iyi organize olmuş arama kurtarma faaliyeti ile mümkün olan en kısa süre içerisinde üzerine düşen görevleri yapmak.
8. Mümkün olan en kısa süre içerisinde, afetlerin yol açtığı kayıp ve zararlarla, ihtiyaçları ve yapılması gereken faaliyetlerin önceliklerini belirlemek.
1. Ulusal yardım ve uluslararası insani yardım faaliyetlerine katılmak.
10. Afet ve Acil durumlara hazırlık ve müdahale için gerektiğinde diğer müdürlüklerle işbirliği yaparak ihtiyaç duyulan çalışanlara gerekli görevlendirmeyi yapmak.
11. Lojistik merkezi (Ambar) kurulması sevk ve idaresini yapmak.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Afet İşleri Müdürlüğünün Kuruluşu ve Yapılanması

 

Kuruluş ve yapılanma

MADDE 7- (1) Arama – Kurtarma faaliyetlerinin örgütlenmesi, geliştirilmesi, eğitimi ve yaygınlaştırılması, Afet öncesi ve sonrası acil durum hazırlıkları yapmak gibi Afet İşleri Müdürlüğünü Mevzuata Uyumlu ve Hızlı Sunmak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Afet İşleri Müdürlüğü, Sarıyer Belediye Meclisinin 09/06/2023 tarih ve 2023/34 nolu meclis kararı ile kurulmuştur.

(2) Müdürlük bir müdür ve müdürlükte hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanlık makamının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan birimler için Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanlık makamının onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

(4) Müdürlük bünyesinde ana hizmet konuları itibariyle aşağıdaki birimler görev yapar;

1. İdari İşler Birimi
2. Sivil Savunma-Arama Kurtarma Birimi
3. Planlama Birimi
4. Eğitim ve Gönüllülük Birimi
5. K-9 Köpekli Arama Kurtarma Birimi

 

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

Afet işleri müdürünün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 8- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Afet İşleri Müdürü;

a)  Afet İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamaktan,

b) Valilik Makamı, AFAD, Sarıyer Kaymakamlığı İlçe Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile Belediyemiz arasında koordinasyonu sağlamaktan,

c) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almaktan,

ç) Günlük çalışma programlarını yapmaktan,

d) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamaktan,

e) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamaktan,

f) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve zamanında teslimini sağlamak,

g) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almaktan,

ğ) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmaktan,

h) Müdürlüğe alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmekten,

ı) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemekten,

i) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

j) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmaktan,

k) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

l) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmaktan,

m) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından,  ilgili başkan yardımcısı ve başkana karşı sorumludur.

 

Afet işleri müdürlüğü şeflerinin/birim sorumlularının görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 9- (1) Afet İşleri Müdürlüğünün birimlerinde şef/birim sorumlusu statüsünde çalışan personel;

a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,

c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden,  müdürüne karşı sorumludur.

 

Diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f)  İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,

h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

 

 

BEŞİNCİ KISIM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler

MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler

MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

 

 

 

ALTINCI KISIM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 14- İşbu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

Yürürlük

MADDE 15- Bu Yönetmelik Sarıyer Belediye Meclisinde kabul edilmesini müteakip, 3011 sayılı kanunun 2. maddesi gereğince Sarıyer Belediyesi resmi web sitesinde yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 16- Bu Yönetmelik hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Afet İşleri Müdürü yürütür.