Sarıyer TV
Sarıyer Belediyesi
contetns
Mali Hizmetler Müdürlüğü Yönetmeliği

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

 

BİRİNCİ KISIM

AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK, TANIMLAR VE GENEL ESASLAR

 

AMAÇ

Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

KAPSAM

Madde 2- Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

HUKUKİ DAYANAK

Madde 3- Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

TANIMLAR

Madde 4- Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Üst Yönetici: Belediye Başkanını,

b) Mali Hizmetler Müdürlüğü: 5018 sayılı kanunun 60. maddesinde belirtilen görevleri yürüten birimi,

c) Mali Hizmetler Müdürü: 5018 sayılı kanunun 60. maddesinde belirtilen görevleri yürüten yöneticiyi,

ç) Muhasebe Hizmeti: Gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini,

d) Muhasebe Birimi: Muhasebe hizmetlerinin yapıldığı birimi,

e) Muhasebe Yetkilisi: Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu, usulüne göre atanmış sertifikalı yöneticiyi,

f) Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı: Muhasebe yetkililerinin yardımcılarını,

g) Ön Mali Kontrol: İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını yönlerinde yapılan kontrolünü,

ğ) Mutemetlik: Muhasebe biriminin bulunduğu yer dışında, muhasebe birimine bağlı olarak tahsilât mutemetliği, tahsilât şefliği ve benzeri isimler altında mutemetlik görevinin yapıldığı birimi.

h) Vezne: Muhasebe birimine teslim edilen para ve para ile ifade edilebilen menkul değerlerin muhafaza edildiği yeri.

ı) Ambar: Muhasebe birimine teslim edilen ve parayla ifade edilen değerli kâğıtlar ile muhasebe birimince kullanılacak seri ve sıra numaralı alındı, teslimat müzekkeresi, çek ve benzeri basılı evrakın muhafaza edildiği yeri,

i) Muhasebe Yetkilisi Mutemeti: Muhasebe Yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, vermeye ve göndermeye yetkili olan ve bu işlemler dolayısıyla Muhasebe Yetkilisine karşı sorumlu olan personeli ifade eder.

 

GENEL ESASLAR

Madde 5- Sarıyer Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

ç)  Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

 

İKİNCİ KISIM
MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

 

Madde - 6 (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

a) Belediyenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek.

b) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren belediye bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.

c) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.

ç) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.

d) Belediyenin muhasebe işlemlerini yürütmek bu kapsamda banka hesaplarını tutmak, avans ve mahsup işlemlerini gerçekleştirmek, kesin ödeme işlemlerini gerçekleştirmek, ödenek aktarma işlemlerini yapmak, asker ailesi yardımı ödemelerini yapmak ve internet veznesi işlemlerini muhasebeleştirmek.

e) İlgili mevzuatı çerçevesinde belediye gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. Bu kapsamda, vadesinde ödenmeyen belediye alacaklarının haciz ve takip işlemlerini yürütmek, mükelleflerin adres güncellemelerini yapmak, yoklama işlemlerini yapmak ve gelir tarifelerini hazırlanmak.

f) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak.

g) Ön mali kontrol görevini yürütmek

ğ) Taşınır ve taşınmaz kayıtlarını tutmak ve konsolide etmek. Belediyenin taşınır kesin hesap cetveli ile taşınır hesabı icmal cetvellerini hazırlamak.

h) Personelin maaş, ücret ve yürürlükte bulunan mevzuat gereği ödenmesi gereken diğer zam ve tazminat ödemelerine ilişkin işlemlerini gerçekleştirmek.

ı) İç Kontrol Uyum Eylem Planının takibini yapmak

i) İç kontrol sisteminin kurulması, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunmak. İç kontrolle ilgili olarak izleme değerlendirme sistemini kurmak.

j) İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

k) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.

l) Personele seyahat kartlarını vermek.

m) Belediye gelirleri ve cezalara ilişkin vatandaşlardan gelen uzlaşma taleplerini değerlendirmek.

n) Belediye gelirlerinin arttırılması suretiyle bütçeye ek kaynak tahsisini sağlayacak proje ve çalışmalar yapmak

o) Belediye şirketi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

ö) Evrak kayıt kontrol yazışma işlemlerini gerçekleştirmek.

p) Malî konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜNÜN KURULUŞU VE YAPILANMASI

KURULUŞ VE YAPILANMA

Madde 7- (1) Mali Yönetim Sistemi ve İç Kontrol ile Stratejik Yönetimi Kurumsallaştırmak; Gerekli Olan Mali Kaynaklara Ulaşmak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Mali Hizmetler Müdürlüğü, bir müdür ve müdürlükte hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur.

(2) Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan birimler için Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

(4) Mali Hizmetler Müdürlüğünün stratejik planlama görevi; performans programı, bütçe hazırlama ve uygulama görevleri; muhasebe, mali istatistik, kesin hesap, faaliyet raporu hazırlama görevleri ve iç kontrol-ön mali kontrol görevlerinin ayrı alt birimler tarafından yürütülmesi esastır. Bu görevler birleştirilerek bir veya daha fazla alt birim tarafından yürütülebileceği gibi, bu alt birimlerin her birinin görevi birden fazla sayıda alt birim tarafından da yürütülebilir.

(5) Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Mali hizmetler müdürlüğünde ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar.

Mali Hizmetler Müdürlüğü Aşağıdaki Birimlerden Oluşur;

1) Muhasebe Birimi

2) Stratejik Planlama Birimi

3) Bütçe ve Performans Birimi

4) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Birimi

5) Gelir Tahakkuk Birimi

6) Gelir Tahsil Birimi

7) Gelir Takip Birimi

8) Maaş Birimi

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU  

MALİ HİZMETLER MÜDÜRÜNÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU      

Madde 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Mali Hizmetler Müdürü;

a) Mali Hizmetler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,

b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,

c) Günlük çalışma programlarını yapmak,

ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak, Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

d) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,

e) Müdürlüğe alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,

f) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

g) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin etmek,

ğ) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,

h) Gelirlerin zamanında tahakkuku ve gelir ve alacakların süresinde takip ve tahsilinin sağlanmak,

ı) Ön mali kontrole ilişkin faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlamak,

i) Birim tarafından hazırlanması gereken plan, program, bütçe, kesin hesap, mali tablolar, faaliyet raporu ve diğer raporlar ile mali istatistiklerin zamanında hazırlanarak ilgili idarelere gönderilmesini sağlamak,

j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.

l) Müdür, yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.

 

MUHASEBE YETKİLİSİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

Madde 9- Muhasebe Yetkilisi;

a) Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek,

b) Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek,

c) Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek,

ç) Mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek,

d) Gerekli bilgi ve raporları, Bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönergelerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek,

e) Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak,

f) Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak,

g) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek,

ğ) Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak,

h) Muhasebe birimini yönetmek,

ı) Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmakla yükümlüdür.

i) Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından,

j) Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelebilen kayıtlardan,

k) Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarından ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünden,

l) Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri verilmesinde geri verilecek tutarın düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygun olmasından,

m) Ödemelerin ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırasında göz önünde bulundurularak muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasından,

n) Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken göstermediği noksanlıklardan,

o) Mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerinin ilgili mevzuatına göre kontrol etmekten dolayı, yetkili kılınmış mercilere hesap vermekten sorumludurlar.

ö) Kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişi kamu adına tahsilat ve ödeme yapamayacağı gibi muhasebe hizmeti de veremez.

p) Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.

 

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARIN DEVRİ

Madde 10-(1)- Muhasebe yetkilileri, kanunlarla kendilerine verilen görev ve yetkilerinden bir kısmını Bakanlıkça belirlenen usul ve esaslara göre yardımcılarına devredebilirler.

(2) Muhasebe yetkilileri hakkındaki sorumluluk, devredilen işlerle ilgili olarak görev ve yetki devri yapılanlar hakkında da uygulanır.

(3) Muhasebe yetkilileri devrettikleri görev ve sorumlulukların, yardımcılar tarafından usulüne uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini gözetmekle yükümlüdür.

(4) Devredilen görev ve yetki sınırları içerisinde olmakla birlikte, yardımcılar tarafından tereddüde düşülen konulardaki işlemler, uygun bulunması halinde muhasebe yetkilileri tarafından sonuçlandırılır.

 

MUHASEBE YETKİLİSİ YARDIMCISININ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

Madde 11- Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı;

a) Yukarıda sayılan, muhasebe yetkilisinin görevlerinden yetkisine verilen işleri Kanun ve Mevzuat çerçevesinde yerine getirmek günlük, aylık ve yıllık yapılan işlerin tetkiki ve kontrolünü ve uygunluğunu sağlamak, yapılan ödemelerin kontrolünü yapmak, Müdürlükler arası yazışmalar ile kurumlar arası yazışmaları hazırlamak,

b) Muhasebe yetkilisinin izin, dış görev veya mazeret gibi nedenlerle görevde bulunmadığı zamanlarda muhasebe yetkilisinin görevlerini yürütmek,

c) Muhasebe yetkilisinin devretmeyi uygun gördüğü yetkileri kullanmak,

ç) Müdür’ün görev bölümünde kendisine tevdi ettiği işleri yürütmek,

d) Müdürlüğün idaresindeki işlemlerin yürütülüp, sonuçlandırılmasında Müdür’e yardımcı olmak,

e) Görev bölümü ile kendisine bağlanan şeflik ve memurların çalışmalarını denetlemek, mesai ve disiplin işlerinin takibini yapmak,

f) Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamakla görevli ve yetkilidir.

 

MUHASEBE YETKİLİSİ MUTEMEDİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

Madde 12– Muhasebe Yetkilisi Mutemetleri;

a) İlgili mevzuatı gereği tahsil ettikleri paraları ve kendilerine teslim edilen değerleri muhasebe biriminin veznesi ve ambarında muhafaza etmek zorundadır ve kayıplardan sorumludurlar.

b) Muhasebe birimi hizmet binası dışında veya muhasebe biriminin bulunduğu yerin belediye hudutları dışında görevlendirilen muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından yapılan tahsilatın, miktarı ne olursa olsun en çok yedi, değerli kâğıt satış hasılatının ise en çok on beş günde bir ve her halde mali yılın son iş gününde muhasebe biriminin veznesine veya banka hesabına yatırmak zorundadır ve bu işlemlerden dolayı Muhasebe Yetkilisine karşı sorumludur.

 

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ ŞEFLERİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 13- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğünde şef statüsünde çalışan personel;

a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,

c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.

 

DİĞER PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 14- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,

h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

 

BEŞİNCİ KISIM

EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME

DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA İLGİLİ İŞLEMLER

MADDE 15- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

GELEN GİDEN EVRAKLA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER

MADDE 16 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

ARŞİVLEME VE DOSYALAMA

MADDE 17 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

 

ALTINCI KISIM

ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜNDE KULLANILACAK DEFTER KAYIT VE BELGELER

MADDE 18- Mali hizmetler müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.

 

YÖNERGEDE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER

Madde 19- İşbu yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürüklükte bulunan ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

YÜRÜRLÜK

Madde 20- Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

YÜRÜTME

Madde 21- Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Mali Hizmetler Müdürü yürütür.