T.C.
SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE
BİRİNCİ KISIM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel Esaslar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı ve ikincil mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;
a) Başkan : Sarıyer Belediye Başkanını,
b) Başkan Yardımcısı : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
c) Belediye : Sarıyer Belediyesini,
ç) Meclis : Sarıyer Belediye Meclisini,
d) Müdürlük : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünü,
e) Müdür : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürünü,
f) Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.
Genel esaslar
MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.
İKİNCİ KISIM
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Görevleri
İnsan kaynakları ve eğitim müdürlüğünün görevleri
MADDE 6- (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamı’nın emir ve direktifleri doğrultusunda;
a) Belediyenin insan gücü planlaması ile ilgili çalışmaları, kadro iptal ve ihdası ile tenkis ve vize işlemlerini yapmak, kadro kayıtlarını tutmak ve kadro hareketlerini izlemek.
b) Personelin sınıf ve kadrolarına göre kıdem sırasını belirlemek; personelin intibak işlemlerini, kademe ilerlemesi ve derece yükselmelerini yapmak; aday memurların asalet tasdiki işlemleri ve hizmet değerlendirmelerini yapmak.
c) Memurların hizmet borçlandırma ve her türlü hizmet birleştirme işlemlerini yapmak.
ç) Personelin atama ve yer değiştirme, muvafakat işlemlerini yapmak.
d) Belediyeye yeni alınacak personelin sınav ve değerlendirme işlemleri ile görevde yükselme, kadro ve unvan değişikliği işlemlerini yapmak.
e) Sözleşmeli personel iş ve işlemlerini yapmak.
f) Personelin emeklilik onaylarını almak, emekli ikramiyesi ve aylık bağlanmasına esas belgeleri T.C. Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek.
g) Eski hükümlü ve özürlü istihdamı ile ilgili işlemleri yapmak.
ğ) Personelin kimlik belgelerini düzenlemek.
h) Personeli memur kütüğüne kaydetmek, her memura sicil numarası vermek, özlük ve sicil dosyalarını muhafaza etmek; naklen atanan ve giden personelin sicil dosyalarını almak ve göndermek, personelin özlük bilgilerini elektronik ortama taşımak, personel hareketlerini elektronik ortamda izlemek.
ı) Görevi ile ilişiği kesilen memurlarla ilgili bilgileri ilgili mercilere ulaştırmak.
i) 3628 sayılı Kanuna göre mal bildirimi konusunda gerekli işlemleri yapmak ve sonuçlarını izlemek, personelin sicil raporları ile mal bildirimlerini elektronik ortamda gizliliğe uygun olarak kaydetmek.
j) Personelle ilgili istatistiksel bilgiler toplamak, değerlendirmek ve sonuçlarını ilgili birimlere iletmek; kişisel bilgilerin kayıtlarını tutmak, ilgili belgelerin sicil dosyasına intikalini sağlamak.
k) Personelin yıllık, mazeret ve aylıksız izinlerini, devredilen yetkiler çerçevesinde Onay’a hazırlamak; yıllık izinlerini yurtdışında geçirmek isteyen personelin yeşil pasaport işlemlerini, sağlık raporlarının izne çevrilmesi işlemlerini yapmak; sağlık izni kullanımlarında ilgili mevzuat uyarınca işlem yapmak.
l) Personelin disiplin işlemlerini yapmak, Teftiş Kurulu Müdürlüğünce intikal ettirilen İnceleme Raporları, Disiplin Soruşturma Raporları ve Cevaplı Teftiş Raporlarının gereğini yerine getirerek sonucundan Teftiş Kuruluna bilgi vermek.
m) Toplu iş sözleşmelerinin mevzuata, plan ve program ilkelerine uygun olarak yapılması hususunda çalışmalar yapmak, toplu iş sözleşmelerini hazırlamak, toplu iş sözleşmeleri karar tutanaklarını hazırlamak, işçi ve memur toplu iş sözleşmelerini arşivlemek.
n) Sendikalar ve çalışanların yaptıkları müracaatlarla ilgili işlemleri yapmak, işveren-çalışan ilişkilerinin uyumlu olarak yürütülmesine dönük öneriler geliştirmek, disiplin kurullarına iş ve işlemlerinde yardımcı olmak.
o) Personel mevzuatındaki değişimleri ve yeni uygulamaları izlemek, yönetmelik/yönerge taslakları ve değişiklikler ile ilgili iş ve işlemleri organize etmek.
ö) Stajyer öğrencilere ilgili birimlerde staj imkânları sağlamak.
p) Zabıtaların görevde yükselme işlemlerini yürütmek.
r) Personelin yeşil pasaport işlemlerini yürütmek.
s) 696 sayılı Kanun Hükmünde Kararname kapsamında sürekli işçi statüsüne geçen personel ile ilgili iş ve işlemleri müdürlükler ve belediye şirketi ile koordineli olarak yürütmek.
ş) Belediyeye işçi statüsünde alınacak personelle ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
t) İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin faaliyetleri yürütmek
u) Öngörülen ilkeler ve mevzuata uygun şekilde tüm personel için uygulanacak ortak eğitim politika, plan ve programlarını belirlemek; uygulanmasını sağlamak, hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programlarını ilgili birimler ile işbirliği yaparak düzenlemek ve sonuçlarını değerlendirmek.
ü) Personel eğitimi için gerekli araç ve gereçler, mekân ve eğitici teminini gerçekleştirmek, aday memurların eğitim organizasyonunu ve uygulanmasını sağlamak, değerlendirmek ve adaylık süreçlerini sonuçlandırmak.
v) İŞKUR birimine başvuru yapan tüm vatandaşların başvurularının alınıp kaydının oluşturulması, takibinin yapılması ve personel talebinde bulunan resmi kurum ve özel şirketlere yönlendirilmelerini sağlayarak işe başlatılanlara kayıt belgesinin verilmesi.
y) Belediyemiz kayıtlarına giren ve iş arayan vatandaşlarımızın başvurularının süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
ÜÇÜNCÜ KISIM
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Kuruluşu ve Yapılanması
Kuruluş ve yapılanma
MADDE 7- (1)Vizyona Ulaşmayı Hedefleyen İnsan Kaynağı Yönetim Sistemini Geliştirmek ve bu alanda danışma ve destek hizmetlerinin en optimum seviyede yürütülmesini sağlamak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 2007/27 numaralı kararı gereğince kurulmuştur.
(2) Müdürlük bir müdür ve hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkan’ın onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.
(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkan’ın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
(4) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü görev yetki ve sorumluluğunu en ideal şekilde yürütürken bunun yanında personel politikası gereği aşağıdaki birimler oluşturulmuştur.
ç) İşçi Statüsü Birimi
DÖRDÜNCÜ KISIM
Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
İnsan kaynakları ve eğitim müdürünün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü;
a) İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,
b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,
c) Günlük çalışma programlarını yapmak,
ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,
d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,
f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
ğ) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,
h) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,
ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,
i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,
j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.
k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.
l) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından, ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.
m) Belediyemize yapılan iş başvurularının sisteme girişlerinin yapılmasını, uygun yönlendirilmelerini ve iş başvurularının süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
İnsan kaynakları ve eğitim müdürlüğü şeflerinin/birim sorumlularının görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 9- (1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde şef/birim sorumlusu statüsünde çalışan personel;
a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,
b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,
c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,
ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,
d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,
e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,
f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,
g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.
Diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;
a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,
b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,
c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,
ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,
d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,
e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,
f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,
g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,
ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,
h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,
ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,
i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.
BEŞİNCİ KISIM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler
MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;
a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,
b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler
MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;
a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;
a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.
b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.
ALTINCI KISIM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönergede hüküm bulunmayan haller
MADDE 14- (1) İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 15- (1) Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü yürütür.
