YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE
BİRİNCİ KISIM
AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK, TANIMLAR VE GENEL ESASLAR
AMAÇ
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.
HUKUKİ DAYANAK
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı “Belediye Kanunu ile “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR
MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;
a) Başkan: Sarıyer Belediye Başkanını,
b) Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
c) Belediye: Sarıyer Belediyesini,
ç) Meclis: Sarıyer Belediye Meclisini,
d) Encümen: Sarıyer Belediyesi Encümenini,
e) Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,
f) Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
g) Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.
GENEL ESASLAR
MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır
İKİNCİ KISIM
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ’NÜN GÖREVLERİ
MADDE 6 – (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;
a) Belediye Başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların sevkinin yapılmasını, kaydı yaptıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirmek,
b) İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış kaydını yapmak, yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırmak,
c) Belediye Başkanlığına gelen Resmi Gazete, Yönetmelik, Genelge ve yararlı dergilerin abonelik işlemlerini yapmak, ilgili yerlerine ulaşmasını sağladıktan sonra arşivlemesini yapmak,
ç) Giden evrak işlemlerini yürütmek,
d) Başkan adına, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak ve encümen üyelerine ulaşmasını sağlamak,
e) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak; elektronik ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapmak, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle ilgili birimine sevkini yapmak,
f) Bütün Encümen kararlarının gerekli işlemi bittikten sonra arşivlemesini yapmak,
g) Encümen üyelerinin huzur hakkı için puantaj cetveli hazırlamak,
ğ) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap vermek ve arşivlemesini yapmak,
h) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye Başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlamak,
ı) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21 maddeleri gereği en az üç gün önceden Zabıta Marifetiyle imza karşılığı adreslerine göndermek veya posta, faks ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlamak. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlamak, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak. Meclis gündemini, toplantı salonunun girişinde bulunan ilan tahtasına asılmak suretiyle ilan edilmesini sağlamak. Toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla Mülki Amire bildirmek,
i) Toplantı gerçekleştikten sonra ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların üst yazısını hazırlamak, Belediye başkanına imzalatmak suretiyle ilgili komisyona sevkini yapmak ve yasal süresi içinde cevap verilmesini sağlamak. Bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlamak,
j) Tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapmak, toplantı tutanakları ile birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere imzalatmak, Belediye Başkanı yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapmak,
k) Yedi gün içinde, bütçe ve imarla ilgili olan kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Büyükşehir Belediyesine göndermek,
l) Toplantıda alınan kararların özetlerinin, toplantı tutanağının ve toplantının hangi tarih ve saatte yapılacağının, internet ortamında yayımlanmak, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak,
m) Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire göndermek,
n) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yapmak,
o) Belediye Meclisi ile ilgili bütün işlemlerin arşivleme işlemlerini yapmak,
ö) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek ve arşivlemesini yapmak,
ÜÇÜNCÜ KISIM
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN KURULUŞU VE YAPILANMASI
Kuruluş ve Yapılanma
MADDE 7- (1) Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları zamanında, etkin ve sonuç odaklı yürütmek, karar organlarının daha etkinleşmesini sağlamak, Belediye Meclisi ve Encümeni iş ve işlemlerinin takip edilmesi, raporlanması ve kayıt altına alınması, kurum dışından gelen yazışmaların müdürlüklere havalelerinin yapılarak etkin sonuçlandırılmasını sağlamak ve bu yönerge de belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dahilinde yapmakla yükümlü Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 2007/27 numaralı kararı gereğince kurulmuştur.
(2) Müdürlük bir müdür ve hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde, müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan birimler için Birim Sorumlusu ve görevlendirilmesi yapılabilir.
(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
(4) Yazı İşler Müdürlüğü aşağıdaki alt birimlerden oluşmaktadır;
a) Belediye Genel Evrak Kayıt Bürosu
b) Meclis Bürosu
c) Encümen Bürosu
DÖRDÜNCÜ KISIM
PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Yazı İşleri Müdürü;
a) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler ve evrak işlemlerini yürüttükleri belediye organları arasında koordinasyonu sağlamak,
b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,
c) Günlük çalışma programlarını yapmak,
ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,
d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,
f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
ğ) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,
h) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,
ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,
i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,
j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.
k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.
l) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından, ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.
YAZI İŞLERİ ŞEFLERİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE 9- (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde şef statüsünde çalışan personel;
a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,
b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,
c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,
ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,
d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,
e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,
f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,
g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.
DİĞER PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;
a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,
b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,
c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,
ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,
d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,
e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,
f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,
g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,
ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,
h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,
ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,
i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.
BEŞİNCİ KISIM
EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME
DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA İLGİLİ İŞLEMLER
MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;
a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,
b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
GELEN GİDEN EVRAKLA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER
MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;
a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
ARŞİVLEME VE DOSYALAMA
MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;
a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır,
b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır,
c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.
ALTINCI KISIM
ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER
YÖNERGEDE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER
MADDE 14- (1) İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
YÜRÜRLÜK
MADDE 15- (1) Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
YÜRÜTME
MADDE 16- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Yazı İşleri Müdürü yürütür.
