T.C.

SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri Müdürlüğü

 

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Sarıyer Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Sarıyer Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş amacı, faaliyet alanları, organizasyon yapısı ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanları ile Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Hukuki Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye                             : Sarıyer Belediye Başkanlığı’nı

b) Başkan                               : Sarıyer Belediye Başkanı’nı,

c) Başkan Yardımcısı             : Müdürlüklerin Bağlı olduğu Başkan Yardımcısı’nı,

ç) Meclis                                : Sarıyer Belediye Meclisi’ni,

d) Encümen                           : Sarıyer Belediye Encümenini,

e) Müdürlük /Birim                : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

f) Müdür                                 : Yazı İşleri Müdürünü,

g) Alt Birim                            : Müdürlüğe bağlı kurulan alt birimi,

ğ) Alt Birim Yöneticisi            : Müdürlük Alt birimlerini sevk ve idare eden Birim Yöneticisini,

h) Personel                             : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

ı) EBYS                                  : Elektronik Belge Yönetim Sistemi

i) KEP                                    : Kayıtlı Elektronik Posta'yı

j) e-maı̇l                                  : Elektronik Postayı ifade eder.

 

 

 

Temel İlkeler

 

MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a)    Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b)    Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c)    Hesap verebilirlik,

ç)    Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d)    Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e)    Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f)    Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

 

 

 

İKİNCİ KISIM

Yazı İşleri Müdürlüğü Kuruluş, Yapılanma ve Bağlılık

 

Kuruluş ve Yapılanma

Madde 6 – Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları zamanında, etkin ve sonuç odaklı yürütmek, karar organlarının daha etkinleşmesini sağlamak, Belediye Meclisi ve Encümeni iş ve işlemlerinin takip edilmesi, raporlanması ve kayıt altına alınması, kurum dışından gelen yazışmaların müdürlüklere havalelerinin yapılarak etkin sonuçlandırılmasını sağlamak ve bu yönetmelikte de belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dahilinde yapmakla yükümlü Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 2007/27 numaralı kararı gereğince kurulmuştur.

 

(2) Müdürlük bir müdür ve hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönetmelikte belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde, müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan alt birimler için alt birim yöneticisi görevlendirilmesi yapılabilir.

 

(3) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları paylaştırılarak, daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesi amacı ile kurulan alt birimde, müdürün emir ve talimatlarına göre verilen görevler yürütülür.

Alt birimin iç organizasyon yapılarının teşkili; söz konusu birimde görev yapmakta olan tüm personel ve Alt Birim Yöneticisinin görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

 

(4) Yazı İşler Müdürlüğü aşağıdaki alt birimlerden oluşmaktadır;

 

a) Belediye Genel Evrak Kayıt Alt Birimi

b) Meclis Alt Birimi

c) Encümen Alt Birimi

 

Bağlılık

MADDE 7- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlı olarak görev yapar.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM
Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Görevleri

 

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Görevleri

MADDE 8- (1) Belediye Başkanlığı’nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

a) Belediye Başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden posta, KEP, Elektronik Tebligat, Mail, EBYS yoluyla veya kurye aracılığı ile gelen evrakların ivedi olarak sevkinin yapılmasını, kaydı yaptıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirmek,

b) İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış işlemlerini (KEP, Posta, e-mail, EBYS, Kurye, Elden Teslim) zimmet yaparak göndermek, yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırmak,

c) Belediye Başkanlığına gelen Resmi Gazete, Yönetmelik, Genelge ve yararlı dergilerin abonelik işlemlerini yapmak, ilgili birimlere ulaşmasını sağladıktan sonra arşivlemesini yapmak,

ç) Giden evrak işlemlerini yürütmek,

d) Başkan adına, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak ve encümen üyelerine ulaşmasını sağlamak,

e) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak; elektronik ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapmak, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle ilgili birimine sevkini yapmak,

f) Bütün Encümen kararlarının gerekli işlemi bittikten sonra arşivlemesini yapmak,

g) Encümen üyelerinin huzur hakkı için puantaj cetveli hazırlamak,

ğ) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap vermek ve arşivlemesini yapmak,

h) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye Başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlamak,

ı) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve 21 maddeleri gereği en az üç gün önceden Zabıta Marifetiyle imza karşılığı adreslerine göndermek veya posta, faks ve telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlamak. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlamak, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak. Meclis gündemini, toplantı salonunun girişinde bulunan ilan tahtasına asılmak suretiyle ilan edilmesini sağlamak. Toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla Mülki Amire bildirmek,

i) Toplantı gerçekleştikten sonra ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların üst yazısını hazırlamak, Belediye başkanına imzalatmak suretiyle ilgili komisyona sevkini yapmak ve yasal süresi içinde cevap verilmesini sağlamak. Bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlamak,

j) Tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapmak, toplantı tutanakları ile birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere imzalatmak, Belediye Başkanı yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine sevkini yapmak,

k) Yedi gün içinde, bütçe ve imarla ilgili olan kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Büyükşehir Belediyesine göndermek,

l) Toplantıda alınan kararların özetlerinin, toplantı tutanağının ve toplantının hangi tarih ve saatte yapılacağının, internet ortamında yayımlanmak, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak,

m) Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire göndermek,

n) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yapmak,

o) Belediye Meclisi ile ilgili bütün işlemlerin arşivleme işlemlerini yapmak,

ö) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek ve arşivlemesini yapmak,

 

 

 

 

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

Yazı İşleri Müdürü’nün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

Madde 9- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği yönetici vasfına sahip, işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Yazı İşleri Müdürü;

a) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler ve evrak işlemlerini yürüttükleri belediye organları arasında koordinasyonu sağlamak,

b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,

c) Günlük çalışma programlarını yapmak,

ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,

d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini ilgili müdürlük ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,

f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,

ğ) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,

h) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,

j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.

l) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından, ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.

m)Müdür sorumlu olduğu tüm personellerin yıllık izin kullanış zamanlarını iş yoğunluğuna göre planlar.

n) Müdür, kendisine bağlı olan alt birim, bölüm ve personelin çalışmalarını denetlemek, mesai ve disiplin işlerinin takibini yapmakla sorumludur.

 

 

Yazı İşleri Müdürlüğü Alt Birim Yöneticilerinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 10- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü’nde alt birim yöneticisi statüsünde çalışan personel;

a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

c) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

ç) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

d) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

e) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

f) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu Yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.

 

 

Diğer Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

c)  Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç)  Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

 

BEŞİNCİ KISIM

Uygulama Usul ve Esasları

 

 

Görev ve İş Dağılımı

MADDE 12-(1)Müdürlüğün tüm personel arasındaki görev ve iş dağılımı müdür tarafından yapılır. Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

(2)Yönetmelikte geçen personelin herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları halinde, ilgili personelin elektronik ortamda üzerinde duran işleri, görevleri gereği kendisinde bulunan her türlü dosya, evrak, yazı ve belgeler ile ayni ve nakdi zimmetinde bulunan tüm malları bir çizelgeye bağlı olarak müdüre veya müdürün tespit ettiği kişiye teslimini yapması zorunludur.

 

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla İlgili İşlemler

MADDE 13- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a) Müdürlükler arası yazışmalar birim müdürü tarafından elektronik imza ile yapılır. Dağıtım kısmında ilgili başkan yardımcısı “bilgi için” eklenir.

b)Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediye Başkanlığı, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

 

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 14- (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

 

ALTINCI KISIM

Son Hükümler

 

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 15 (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

Yürürlükten Kaldırılan Yönerge

MADDE 16– (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle Sarıyer Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge yürürlükten kaldırılmıştır.

 

Yürürlük

MADDE 17- (1) Bu Yönetmelik Sarıyer Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 18- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Yazı İşleri Müdürü yürütür.