Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Yönetmeliği | SARIYER BELEDİYESİ
İletişim   Sarıyer TV
Sarıyer Belediyesi
contetns
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Yönetmeliği

                                                                       T.C.

SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

 

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel Esaslar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı ve ikincil mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Başkan                               : Sarıyer Belediye Başkanını,

b) Başkan Yardımcısı                       : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

c) Belediye                             : Sarıyer Belediyesini,

ç) Meclis                                 : Sarıyer Belediye Meclisini,

d) Müdürlük                         : Muhtarlık İşleri  Müdürlüğünü,

e) Müdür                               : Muhtarlık İşleri Müdürünü,

f) Personel                             : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü

g) MBS                                   : Muhtarlık Bilgi Sistemini ifade eder.

 

Genel esaslar

MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

 

 

 

 

 

 

İKİNCİ KISIM
Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Görevleri

 

Muhtarlık İşleri müdürlüğünün görevleri

MADDE 6- (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamı’nın emir ve direktifleri doğrultusunda;

a) İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak.

b) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

c) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (şahsen, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek.

ç) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak.

d) İçişleri Bakanlığı’nın yürütmüş olduğu Açık Kapı Projesi kapsamında Valilik ve Kaymakamlık aracılığıyla gelen vatandaş talepleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

e) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak.

f) Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak. İlgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak.

g) Belediyemizde üretilen tüm hizmetlerle ilgili mahalle bazlı raporlar hazırlayarak Başkanlık Makamı’na sunmak.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Kuruluşu ve Yapılanması

 

Kuruluş ve yapılanma

MADDE 7-(1) İlçemizde sunulmakta olan kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde sunulması, sorunların en kısa sürede yetkili makamlara ile tilmesi, muhtarların etkinlik ve işlevlerinin artırılarak taleplerinin sonuçlandırılması amacıyla, Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ve 11.09.2015 tarih ve 2015/97 sayılı Belediye Meclis Kararıyla kurulmuştur.

(2) Müdürlük bir müdür ve müdürlükte hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

4) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü iş ve işlemlerini daha etkin yapabilmek amacıyla aşağıdaki şekilde yapılanmıştır.

            a) Kalem birimi,

b) E-Muhtar yönetim birimi,

DÖRDÜNCÜ KISIM

Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

Muhtarlık İşleri müdürünün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Muhtarlık İşleri Müdürü;

a) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,

b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,

c) Günlük çalışma programlarını yapmak,

ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,

d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,

f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,

ğ) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,

h) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,

j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

k) İçişleri Bakanlığınca yürütülen Açık Kapı (milletin kapısı) projesi kapsamında vatandaştan valilik ve kaymakamlık aracılığıyla gelen taleplerin elektronik ortamda kayıt takip ve sonuçlandırma işlemlerini gerçekleştirmek,

l) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.

m) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından,  ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.

 

Muhtarlık İşleri müdürlüğü şeflerinin/birim sorumlularının görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 9- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde şef/birim sorumlusu statüsünde çalışan personel;

a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,

c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden,  müdürüne karşı sorumludur.

 

Diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,

h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

 

BEŞİNCİ KISIM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler

MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler

MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

ALTINCI KISIM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönergede hüküm bulunmayan haller

MADDE 14- (1) İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

Yürürlük

MADDE 15- (1) Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 16- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Muhtarlık İşleri Müdürü yürütür.