T.C.
SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Hukuk İşleri Müdürlüğü
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE
BİRİNCİ KISIM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel Esaslar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Hukuk İşleri Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Hukuk İşleri Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanunu, ile “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı, Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu ve ikincil mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;
a) Başkan : Sarıyer Belediye Başkanı’nı,
b) Başkan Yardımcısı : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısı’nı,
c) Belediye : Sarıyer Belediyesi’ni,
ç) Meclis : Sarıyer Belediye Meclisi’ni,
d) Müdürlük : Hukuk İşleri Müdürlüğü’nü,
e) Müdür : Hukuk İşleri Müdürü’nü,
f) Avukat : Müdürlükte çalışan avukatları,
g) Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü
ğ)Arabulucu :Arabuluculuk faaliyetini yürüten ve bakanlıkça düzenlenen arabuluculuk siciline kaydedilmiş gerçek kişiyi,
h) Komisyon :İdarede arabulucular önünde idareyi temsile yetkili arabuluculuk komisyonunu ifade eder.
Genel esaslar
MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Hukuk İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.
İKİNCİ KISIM
Hukuk İşleri Müdürlüğünün Görevleri
Hukuk işleri müdürlüğünün görevleri
MADDE 6 - (1) Belediye’nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Belediye'nin kamu tüzel kişiliğinin tüm hukuksal sorunlarına; yürürlükteki Anayasa, yasalar, tüzükler ile yönetmeliklere göre Belediye Başkanı'nca verilen yetki sınırlan içinde çözümler getirmekten, Belediye Başkanı adına tüm yargı mercilerinde, Belediye tüzel kişiliğini temsil etmekten, açılan davalarda gerekli savunmaların hazırlanmasını sağlamaktan, Kurumun yasal takibe intikal eden alacaklarını en seri şekilde tahsil etmek amacıyla ilgili hukuk ve ceza davalarıyla, icra takiplerini ve tüm hukuki işlemlerin yürütülmesini sağlamaktan; ilgili yasalar ve mevzuat çerçevesinde kurum menfaatlerini gözeterek belirlemekten sorumludur.
(2) Belediye Başkanı’nın ve/veya Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında yukarıda özetle belirtilen görevlerin ifa ve icrası bağlamında;
a) Belediyenin tüm hukuksal sorunlarına; yürürlükteki mer’i mevzuata göre Belediye Başkanı tarafından verilen vekâletnamede saptanan sınırlar içerisinde gereken özen ve çabuklukla çözümler sağlamak.
b) Belediye Başkanınca verilen vekâletnamedeki sınırlar içinde Belediye Başkanı adına Yargı mercileri, Hakemler, İcra Daireleri, Noterlikler nezdinde Belediye tüzel kişiliğini temsil etmek.
c)Belediye leh ve aleyhine adli ve idari yargıda açılan ve açılacak olan davalar ile icra takip işlerini izleme, sonuçlandırma, İcra Hâkimliklerinde görülen işleri takip eder, davaya esas olacak ön işlemleri (ihtarname keşide etmek, delil tespiti yaptırmak vs.) izleyerek sonuçlandırmak.
ç) Davanın kabulü ile sulh, temyizden feragat ve vekâletnamede bulunmayan hususlardaki yetkiler Başkanlığın vereceği özel yetki (onay)ile kullanmak.
d) Hukuk İşleri Müdürlüğü bir davanın veya icra takibinin açılmasını veya Belediye Başkanı tarafından açılmış bir davanın veya icra takibinin devam ettirilmesini yararsız gördüğü takdirde durumu Başkanlığa sunarak alacağı talimata göre hareket eder ve Belediye Başkanınca onay verilmesi koşuluyla açılmış bir davayı veya icra takibini talebe bırakabilir.
e) Dava ve icra işlerinin yürütülmesi sırasında Avukatlar dava dilekçesi ile varsa eklerini inceleyip yapılacak savunmaya dayanak olacak bilgi ve belgeleri ilgili daireden isteyebilecekleri gibi gerektiğinde ilgili daire görevlileri ile temas kurarak tamamlayıcı bilgileri almakta yetkili ve görevlidirler. (Sav ve savunmalar, ilgili üniteler tarafından verilen bilgi ve belgelere dayandırılır. İlgili ünitelerin yanlış veya eksik veya geç bilgi vermesi ile geçerli delil gösterilmemesi durumlarında Avukatlar sorumlu tutulamaz.)
f) Delil tespitleri ivedi konulardır. Üçüncü şahıslar, Resmi Daireler veya Kurumlar tarafından Sarıyer Belediyesi aleyhine veya Sarıyer Belediyesi tarafından bunlar aleyhine delil tespiti yaptırıldığı ve tebliğ ettirildiği hallerde buna ait belge ve rapor, Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından bekletilmeden ilgili birimlere gönderilir. (İlgili birim tespite itiraz edilmesini istediği takdirde itiraz nedenlerini ilgili belge ve bilgi ile birlikte açık ve eksiksiz olarak Hukuk İşleri Müdürlüğüne gönderir. Bu raporlarda genellikle 7 gün itiraz süresi bulunduğundan ilgili ünite en kısa zamanda incelenmesini bitirerek savunmanın yapılabilmesi için sürenin bitimine en az 3 gün kala görüşünü Hukuk İşleri Müdürlüğüne vermek zorundadır.)
g) Sarıyer Belediyesi tüzel kişiliği adına gönderilen ihtarnameler ilgili birime havale etmek. (İlgili birim ihtarnameye yanıtını kendisi verir, ancak gerek görüldüğü takdirde Hukuk İşleri Müdürlüğü'nün görüşünü alabilir.)
ğ) Belediye Birimleri tarafından Hukuk İşleri Müdürlüğü'nden görüş istenmesi halinde görüş bildirmek.(Görüş istenirken istenen konunun ve yapılacak işlemlerin tanımı yapılır. Tereddüt edilen nokta açıklanır. Görüş isteyen birimin konuya ilişkin düşüncesi ile konu ile ilgili bilgi ve belgeler yazıya eklenir. Görüş isteyen birim görevleri ile ilgili yasal düzenlemeleri bilmek zorunda olduklarından bu düzenlemelerde açıkça belirtilen konularda görüş istenemez. Hukuki görüş ancak yasa, tüzük, yönetmelik ve sözleşmelerde boşlukların olması ya da düzenlemelerdeki hükümlerin kolay anlaşılamaz olması durumlarında istenebilir. Görüş, Hukuk İşleri Müdürü veya görevlendirileceği Avukatlar tarafından havale edilen konu hakkındaki yürürlükteki yasal düzenlemelere göre incelenir ve ilgili birime gönderilir. Hukuk İşleri Müdürlüğünce bildirilen görüşler bağlayıcı değildir. Görüş isteyen birimin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yapılan hizmet açıklama ve yorumlama hizmetidir.)
h) Sonucunda mahkeme, parasal ödemeye ilişkin karar verdiği takdirde, müdürlük, gerekli ödemenin yapılması için ilgili Belediye birimine bildirmek. (İlgili birim tahakkuku düzenleyerek ödenmek üzere Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.)
ı) Belediye tüzel kişiliği adına gönderilen ihtarnameleri ilgili birime havale etmek.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Hukuk İşleri Müdürlüğünün Kuruluşu ve Yapılanması
Kuruluş ve yapılanma
MADDE 7- (1) Hukuk Süreçlerini Etkinleştirmek ve Uzman Bir Kamu Hukuku Merkezi Haline Gelmek amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Hukuk İşleri Müdürlüğü, Sarıyer Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 2007/27 numaralı kararı gereğince kurulmuştur.
(2) Müdürlük bir müdür ve hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte avukat ile diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, Başkanın onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.
(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
4) Hukuk İşleri Müdürlüğü iş ve işlemlerini daha etkin yapabilmek amacıyla aşağıdaki şekilde yapılanmıştır.
a) Kalem birimi,
b) Hukuk işleri birimi,
c) Arabuluculuk komisyonu birimi
DÖRDÜNCÜ KISIM
Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
Hukuk işleri müdürünün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Hukuk İşleri Müdürü;
a) Bu yönergede belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,
b) Tüm dava, icra takibi ve diğer işlemlerin dağıtımını gerçekleştirmek,
c) Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,
ç) Harcama yetkilisi olarak ödeme emri belgesi düzenlenmesini sağlamak,
d) Müdürlüğün planlı ve programlı bir şekilde çalışmasını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,
e) Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
f) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
g) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,
ğ) Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapmak,
h) Günlük çalışma programlarını yapmak,
ı) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
i) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.
j) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmekle yükümlüdür.
k) Arabuluculuk görüşmelerini koordine eder.
l) Müdür, yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.
Avukatların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9- (1) Sarıyer Belediyesi Hukuk İşleri Müdürlüğü’nde çalışmakta olan avukatların görevleri;
a) Kendilerine tevdi edilen dava ve icra dosyalarının gerektirdiği tüm işlemleri sonuçlandırıncaya kadar yapmak,
b) Davaların duruşma ve keşiflerinde hazır bulunmak,
c) Davaların her aşamasında müdüre bilgi vermek,
ç) Müdür tarafından istenen konularda araştırma yapmak ve sonucu hakkında bilgi vermek,
d) Müdür tarafından gerek görülmesi veyahut Müdürün izinli ve raporlu olduğu durumlarda görüş bildirmek
e) Müdür tarafından mer’i mevzuata göre verilen diğer görevleri yerine getirmek.
f) Belediye Başkanı adına Adli ve İdari Yargı Mercilerinde Belediye tüzel kişiliğini temsil etmek, dava açmak, açılan davalara karşı gerekli savunmada bulunmak ve davaları sonuçlandırmak.
g) Mahkeme kararlarının neticelenmesinden sonra karar gereği yapılması gereken işlemleri takip etmek, ödeme durumlarında ilgili müdürlüklere ödeme miktarlarını bildirmek.
ğ) Başkanlık makamı onayı ile yargı organlarının Belediye aleyhinde olan kararları hakkında temyizden vazgeçmek.
h) Davayı takip eden avukatın görüşü ve müdür onayıyla dosya karar düzeltme isteğinden vazgeçmek.
ı) Arabuluculuk komisyonuna üye olanlar arasından Arabuluculuk Komisyon Başkanı veya Hukuk İşleri Müdürü tarafından görevlendirilenler; görev aldığı Arabuluculuk görüşmelerinde gerekli ön hazırlığı yapar ve görüşmelerde hazır bulunur.
Arabuluculuk Komisyonunun Çalışma Esasları
MADDE 10-
(1) Arabuluculuk görüşmelerinde karşı taraf ile anlaşma durumunda konu ile ilgili birimin bu kararı arabuluculuk kararında belirtilen tarihte, tarih belirtilmemiş ise ivedi olarak yerine getirmesi gerekmektedir. Karar verilirken ilgili birimlerin raporlarına dikkat edilir. Ancak komisyon bu raporlarla bağlı değildir.
(2) Komisyon tarafından istenen belgeler ilgili birimler tarafından gecikmeksizin ve eksiksiz bir şekilde komisyona sunulur. Komisyon gerekli görürse kurumda çalışan veya kurum dışındaki uzman kişilerden Bilirkişi Raporu almaya yetkilidir.
(3) Arabuluculuğun konusu olan iş hangi müdürlüğü ilgilendiriyorsa arabuluculuk ve vekalet ücretleri bu müdürlük tarafından ödenir.
(4) Komisyon arabuluculukta anlaşması halinde ödenen bedellerin hangi kalemden olduğunu açıklıkla belirtmesi gerekmektedir.
(5) İhaleli işlerde ilerde yapılacak rücuda sorun yaşanmaması açısından yüklenici firmanın arabuluculuk görüşmesine katılması sağlanması için gerekli önlemler alınır. Arabuluculuk sonucunda anlaşma sağlanırsa yüklenici firmanın halen çalışması halinde ilgili firmanın hakediş ve teminatlarından yüklenici firmanın iş yaptığı daire başkanlığı tarafından ödenen bedelin kesilmesi sağlanır. Herhangi bir hakediş ve teminatı yoksa ilgili birim tarafından ödenen bedelin 7 gün içinde ödenmesi tebligat ile istenir. Ödenmezse yasal yollardan tahsil edilmeye çalışılır.
Arabuluculuk Komisyonunun görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 11- (1)
Diğer personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;
a) Müdürlüğün tüm yazılarını önceliklerine göre sıraya koyarak yazmak, kararların ve her türlü yazıların örneklerini çıkarıp arşivlemek,
b) Gelen giden evrakların, dava dosyalarının ve diğer dosyalar ile belgelerin kayıt, havale ve dosyalama işlerini yürütmek. Gelen tüm belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurmak,
c) Müdür ve avukatlar tarafından verilen yazıları usulüne uygun biçimde yazmak,
ç) Müdürlüğün bilgi işlem ve arşiv hizmetlerini düzenli olarak yapmak,
d) Müdürlüğün demirbaşında kayıtlı eşyaları korumak, yılsonunda sayımını yapmak,
e) Müdürlükte bulunan personel dosyalarını düzenlemek,
f) Arabuluculuk başvurularının ilgili müdürlüklere bildirilmesi, gerekli bilgi ve belgelerin toplanmasını sağlar.
g) Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
BEŞİNCİ KISIM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler
MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;
a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,
b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler
MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;
a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;
a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.
b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
ç) Arabuluculuk raporu 5 yıl boyunca muhafaza edilir.
d) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivleme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.
ALTINCI KISIM
Çeşitli ve Son Hükümler
MADDE 14 – (1) 5393 sayılı Belediye Yasası'nın 82. maddesi gereğince Belediye lehine Mahkemeler ve İcra Müdürlükleri ile İcra Hakimlerince karar altına alınan ve tahsil edilen vekalet ücretleri kadroya bağlı olarak çalışan Avukatlara ve hukuk servisinde fiilen görev yapan memurlara dağıtımı hakkında 2 Kasım 2011 tarihinde Resmi gazetede yayınlanan 659 sayılı Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ve Özel Bütçeli İdarelerde Hukuk Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Kanun Hükmünde Kararname ve 8 Temmuz 2012-sayı:28347 Vekalet Ücretlerinin Dağıtımına Dair Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uygulanır.
Yönergede hüküm bulunmayan haller
MADDE 15- (1) İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 16-(1)Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 17- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Hukuk İşleri Müdürü yürütür.
