T.C.

SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

 

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel Esaslar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı ve ikincil mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a)         Başkan                       : Sarıyer Belediye Başkanını,

b)        Başkan Yardımcısı   : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

c)         Belediye                     : Sarıyer Belediyesini,

ç)         Meclis                        : Sarıyer Belediye Meclisini,

d)        Müdürlük                   : Destek Hizmetleri  Müdürlüğünü,

e)         Müdür                       : Destek Hizmetleri  Müdürünü,

f)         Personel                     : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

 

Genel esaslar

MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a)         Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b)        Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c)         Hesap verebilirlik,

ç)         Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d)        Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e)         Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f)         Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

 

 

 

 

 

 

İKİNCİ KISIM
Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Görevleri

 

Destek hizmetleri müdürlüğünün görevleri

MADDE – 6 (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

a) Birimlerce kullanılacak ve /veya kullanılan elektrik, su, telefon, doğalgaz abonelik sözleşmelerini yapmak ve ödemelerinin zamanında yapılmasını sağlamak.

b) Müdürlük ihtiyacı olarak satın alım veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak.

c) Satın almalardaki fiili denetimi sağlamak, Sarıyer Belediyesi’ne bağlı birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri için ihtiyaç duydukları malzemelerin yurtiçi ve yurt dışı satın alma yolu ile karşılanmasının gerektirdiği faaliyetleri yürütmek.

ç) Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zamanda ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak.

d) Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.

e)  Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.

f) Malzeme giriş-çıkış takibi, evrakların hazırlanması, satın alma taleplerinin karşılanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.

g) Malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerin kullanılmasının temin edilmesi, tüm malzemelerin istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.

ğ) Belediye ana hizmet binasının ve dış birimlerinin genel hizmetlerini yürütmek. Bu kapsamda Merkez ve ek hizmet binalarının temizlik, bakım, ısıtma, onarım hizmetlerinin yapılmasını sağlamak.

h) Belediye binalarının tüm tesisatlarının güvenli ve verimli çalışmasını sağlamak, her türlü bakımını onarımını yaptırmak. Merkez ve ek hizmet binalarında kullanılan demirbaş malzemelerinin yıllık bakım sözleşmesini yapmak.

ı) Belediye merkez binası içerisinde sunulan çay, kahve vb. hizmetlerini sağlamak.

i) Belediyenin çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale gelenler ile hurdaya ayrılmasına veya elden çıkartılmasına karar verilen taşınır varlıklarının bir hurda deposunda toplanılması, burada muhafazası, imha edilmesi, satılması veya diğer suretle elden çıkarılmasına ilişkin işlemleri yürürlükte bulunan ilgili mevzuata uygun olarak yapmak.

j) Belediyenin görev sorumluluk ve yetki alanı içerisinde bulunan Kar Amacı Gütmeyen Kurumlar, (İbadethaneler, okullar, dernekler vb.) Kamu Kurum ve Kuruluşlar, (Valilik, Kaymakamlık ve bunlara bağlı İl ve İlçe Spor Müdürlükleri) ve Muhtarlıklar tarafından istenilen ve talepler doğrultusunda bakım, onarım, temizlik, kırtasiye ve ayni ihtiyaçların karşılanmasını sağlamak.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Kuruluşu ve Yapılanması

 

Kuruluş ve yapılanma

MADDE 7- (1) Lojistik, İkmal, Bakım ve Onarım Gibi Destek Hizmetlerini Mevzuata Uyumlu ve Hızlı Sunmak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Sarıyer Belediye Meclisinin 05/07/2007 tarih ve 2007/27nolu meclis kararı ile kurulmuştur.

(2) Müdürlük bir müdür ve müdürlükte hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanlık makamının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan birimler için Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanlık makamının onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

(4) Müdürlük bünyesinde ana hizmet konuları itibariyle aşağıdaki birimler görev yapar;

a) Satın Alma ve İhale Birimi

b) Destek Hizmetleri Birimi

c) Hurda Birimi

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

Destek hizmetleri müdürünün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Destek Hizmetleri Müdürü;

a) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamaktan,

b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almaktan,

c) Günlük çalışma programlarını yapmaktan,

ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamaktan,

d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamaktan,

e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve zamanında teslimini sağlamak,

f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almaktan,

g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmaktan,

ğ) Müdürlüğe alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmekten,

h) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemekten,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmaktan,

j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmaktan,

l) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından,  ilgili başkan yardımcısı ve başkana karşı sorumludur.

 

Destek hizmetleri müdürlüğü şeflerinin/birim sorumlularının görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 9- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğünün birimlerinde şef/birim sorumlusu statüsünde çalışan personel;

a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,

c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden,  müdürüne karşı sorumludur.

 

Diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,

h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

 

 

BEŞİNCİ KISIM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler

MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler

MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ALTINCI KISIM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönergede Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 14- (1) İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

Yürürlük

MADDE 15- (1) Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 16- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Destek Hizmetleri Müdürü yürütür.