T.C.

SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Bilgi İşlem Müdürlüğü

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

 

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Genel Esaslar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı ve ikincil mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Başkan                              : Sarıyer Belediye Başkanını,

b) Başkan Yardımcısı          : Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

c) Belediye                             : Sarıyer Belediyesini,

ç) Meclis                                : Sarıyer Belediye Meclisini,

d) Müdürlük                         : Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

e) Müdür                               : Bilgi İşlem Müdürünü,

f) Personel                             : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

 

Genel esaslar

MADDE 5- (1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

 a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

 b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

 c) Hesap verebilirlik,

 ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

 d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

 e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

 f) Bilgi güvenliğine önem vermek ve bilgilendirmelerini yapmak,

 g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini

 esas alır.

 

 

 

 

 

 

 

İKİNCİ KISIM
Bilgi İşlem Müdürlüğünün Görevleri

 

Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün görevleri

MADDE 6- (1) T.C. Sarıyer Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

a) Sarıyer Belediyesinin e-Devlet projelerindeki bilgi toplumu strateji ile entegrasyon sağlayabilmek için gerekli alt yapıyı oluşturmak,

b) Sarıyer Belediyesinde mevcut olan birimlerin yazılım, donanım, program ihtiyaçları ile ilgili teknik destekte bulunmak. Belediyede bilgisayar otomasyonunun temin, kurulum ve birimlerle entegrasyonunu gerçekleştirmek, ortak bilgi bankası oluşturmak, bunlarla ilgili gerekli data ve diğer ağ sistemlerinin sonlandırılması ve devreye alınması ve benzeri her türlü hizmetleri yapmak veya yaptırmak.

c) Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların
bakım, onarım ve güncelleştirmelerini yapmak veya yaptırmak,

ç) İç ve dış birimler ile gerektiğinde diğer ilgili kurumlar arasında veri iletişim altyapısıyla entegrasyonu sağlamak ve her türlü gerekli teknik destek çalışmalarını yapmak.

d) Birimler arası iletişim ve veri alışverişini sağlamak üzere İç ve Dış Haberleşme Sistemi oluşturmak. Kurum içi ve kurum dışı veri iletişim altyapısı konusunda idari ve teknik destek sağlamak. Taşınmazlar arasında kullanılacak veri hatlarının satın alma işlemlerini gerçekleştirmek.

e)  Belediye’ye ait internet sitesi kurulmasını sağlayarak çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak. Belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde internet ortamına taşımak, vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak ( e-Belediye, internet üzerinden imar durumu, Sarıyer TV v.b hizmetler),

f) Belediyemiz resmi internet sayfasına veri girebilmesi için gerekli alt yapının oluşturulmasını sağlamak. Ayrıca yayımlanması istenilen verilerin Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğünce kontrol edilerek yayına verilmesini sağlamak.

g)  Belediyenin iç ve dış birimleri ile bağlı kuruluşlarının tüm bilgisayar ve yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda donanım ve yazılım ihtiyaçlarının değerlendirilmesi, belirlenmesi, kurulması ve devreye alınmasını sağlamak,
ğ)   Donanım ve yazılımların bakımını yapmak, faal halde bulundurmak ve gerektiğinde ihale yoluyla bakım, onarım sözleşmeleri yaptırmak,

h)   İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile işbirliği yaparak bilişim konulu eğitim ve bilgilendirme seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek,

ı)Gelecekteki bilişim ihtiyaçlarını analiz etmek ve analiz sonucunda ortaya çıkan gereksinimin/projenin gerçekleştirilmesine yönelik iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak.

i) Müdürlüğün malzeme, ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak,
j)   Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak, aldırmak ve uygulamak,

k)  Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak. Mevcut verilerin yedeklemesini düzenli şekilde yapmak,

l) Sistemi faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak. Bununla ilgili gerekli iyileştirme çalışmalarını koordine etmek,

m) Otomasyon sisteminin geliştirilmesi için Ar-Ge çalışmalarının devamlı bir şekilde yürütülmesi,

n)  Elektronik İmza uygulamalarının sisteme entegrasyonunu yapmak veya yaptırmak.

 

o)   İlçe sınırlarındaki okullar, muhtarlıklar ve STK’lara (malzeme veya yedek parça temini hariç) gerekli teknik desteği sağlamak.

ö) Kaymakamlık ve Tapu Kadastro Müdürlüğüne karşılıklı hizmet sözleşmeleri ile teknik destek sağlamak,

p) Vatandaşların belediye ile olan iletişiminin hızlandırılması ve arttırılması için mobil uygulamalar geliştirmek,

r) Sarıyer Halkına güvenli ve ücretsiz internet hizmeti sunma kapsamda Belediyemiz bünyesindeki Kültür Merkezleri, Gündüz Bakım Evleri, Semt Evleri, Yaşam Evleri, SAGEM v.b gibi dış birimlerimiz ve diğer kamuya açık alanlarda kablosuz internet hizmeti sağlamak,

s)   Kurum içi ve dış birimler arası telefon haberleşmesini sağlamak üzere IP telefon altyapısını kurmak.

ş) Çağrı Merkezinin teknik altyapısını oluşturmak ve sisteme entegrasyonunu sağlamak, çağrı merkezi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

t) BRİDGE (vatandaş odaklı) yönetim sistemi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

u)   Bilişim, İnovasyon ve Akıllı Şehircilik ile ilgili yeni girişimlere destek vermek,

ü)   Süreç Yönetim Sistemini kurmak,

v)  Doğal afet, salgın v.b gibi olağanüstü durumların yaşanması durumlarında çalışanların uzaktan çalışma ortamlarını hazırlamak ve yönetmek.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Bilgi İşlem Müdürlüğünün Kuruluşu ve Yapılanması

 

Kuruluş ve yapılanma

MADDE 7- (1) Bilişim alanında dünyanın belirli şehirleriyle kıyaslanabilir teknolojiye sahip olmak ve halka sunulan belediye hizmetlerinin kalitesini yükseltmek amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Bilgi İşlem Müdürlüğü, Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 27 Meclis Kararıyla kurulmuştur.

(2) Müdürlük bir müdür ve müdürlükte hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan birimler için Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

(4) Müdürlük bünyesinde ana hizmet konuları itibariyle aşağıdaki birimler görev yapar;

a) Teknik Servis Birimi,

b) Sistem Birimi,

c) Kalem ve İdari İşler Birimi,

ç) Yazılım Birimi,

d) Bilişim Destek Birimi,

e) Çağrı Merkezi Birimi.

 

 

 

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

Bilgi işlem müdürünün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 8- (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Bilgi İşlem Müdürü;

a) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,

b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,

c) Günlük çalışma programlarını yapmak,

ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,

d) Stratejik planlama ile Müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,

f) Stratejik planlara uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,

ğ) Müdürlüğüne alınacak veya Müdürlükten ayrılacak personel ile mevcut personelin görev değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,

h) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,

j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında Müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütmek,

k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmak,

l) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından,  ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.

 

Bilgi işlem müdürlüğü şeflerinin/birim sorumlularının görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 9- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünde şef/birim sorumlusu statüsünde çalışan personel;

a) Birimindeki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve zamanında olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,

c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül ve yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden,  Müdürüne karşı sorumludur.

 

Diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için kısa, orta ve uzun vadeli planların hazırlanmasında amirinin talimatlarına uygun iş ve işlemleri yapmaktan,

c)Müdürlüğün kendisine verilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde tamamlamaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin doğrultusunda tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f) İş bölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,

h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek, takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda eksiksiz ve zamanında yapmaktan yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

 

BEŞİNCİ KISIM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler

MADDE 11- (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a)  Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler

MADDE 12 – (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

a) Müdürlüğe elektronik veya fiziki ortamda gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini eksiksiz ve zamanında yapmakla yükümlüdür,

b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 13 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır,

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur,

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

 

ALTINCI KISIM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönergede hüküm bulunmayan haller

MADDE 14- (1) İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

Yürürlük

MADDE 15- (1) Bu Yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 16- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Bilgi İşlem Müdürü yürütür.