10846
Sarıyer Kart Başvuru
T.C.
SARIYER BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ KISIM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler
Amaç
MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Sarıyer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- Bu Yönetmelik, Sarıyer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, organizasyon yapısı ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanları ile müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki Dayanak
MADDE 3- 5393 yönetmelik sayılı Belediye Kanunu ile ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye : Sarıyer Belediye Başkanlığını,
b) Başkan : Sarıyer Belediye Başkanını,
c) Başkan Yardımcısı : Müdürlüklerin Bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
ç) Meclis : Sarıyer Belediye Meclisini,
d) Müdürlük /Birim : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
e) Müdür : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü,
f) Alt Birim : Müdürlüğe bağlı kurulan alt birimi,
g) Alt Birim Yöneticisi : Müdürlük alt birimlerini sevk ve idare eden Birim Yöneticisini,
ğ) Bölüm : Alt birime bağlı kurulan bölümü,
h) Bölüm Sorumlusu : Bölümü sevk ve idare eden Bölüm Sorumlusu,
ı) Personel : Müdürlüğe bağlı tüm çalışanları ifade eder.
Temel İlkeler
MADDE 5-(1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetiminde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Kaliteli ve insan odaklı hizmet anlayışı,
g) Planlı etkin ve verimli çalışma prensibi ile adil ve güler yüzlü hizmet,
ğ) Çağdaş ve sosyal belediyecilik, karar alma, uygulama ve hizmette tarafsızlık,
h) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik ilkelerini esas alır.
İKİNCİ KISIM
Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü Kuruluş, Yapılanma ve Bağlılık
Kuruluş ve Yapılanma
MADDE 6- (1) Kurumsal imajı geliştirmek, yerel ve ulusal düzeyde görünürlüğü sağlamak ve belediye faaliyetlerini tanıtmak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Sarıyer Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 2007/27 numaralı kararı ile kurulmuştur.
(2) Müdürlük bir müdür ve hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur. Müdürlüğün bu yönetmelikte belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkan’ın onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan alt birimler için Alt Birim Yöneticisi görevlendirilmesi yapılabilir.
(3) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları paylaştırılarak, daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesi amacı ile kurulan alt birimde, Müdürün emir ve talimatlarına göre verilen görevler yürütülür.
Alt birimin iç organizasyon yapılarının teşkili; söz konusu birimde görev yapmakta olan tüm personel ve Alt Birim Yöneticisinin görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
(4) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü aşağıdaki Alt Birimlerden oluşur;
1.1. Koordinasyon Bölümü
1.2. Çağrı Merkezi Bölümü
1.3. Saha Çözüm Ekibi Bölümü
2.1. Kurumsal İletişim Bölümü
2.2. Saha Planlama Bölümü
Bağlılık
MADDE 8- Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Belediye Başkanı veya Başkanın görevlendireceği başkan yardımcısına bağlı olarak görev yapar.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 9-(1) Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;
a) Belediyenin Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun olarak tanıtım ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yürütmek.
b) Belediyenin yayın hizmetlerini planlayarak basın kuruluşlarıyla belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlamak, yönetmek, ilgili iş ve işlemleri yaptırmak.
c) Basın İlan Kurumu ve yerel gazetelerde yayınlanmak üzere hazırlanan basın bülteni, ilan, anma, özel gün ve etkinliklerle ilgili bültenlerin yayınlanmasını sağlamak ve takip etmek, ettirmek.
ç) Sarıyer Belediyesi tarafından düzenlenen etkinliklerin ve yürütülen faaliyetlerin tanıtımı için hazırlanmış olan görsel ve yazılı içerikleri; ilgili reklam mecraları ve basın yayın organları vasıtasıyla vatandaşlara ve diğer ilgili kuruluşlara duyurmak, duyuru işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. Bu kuruluşlarla aktif iletişimde olmak.
d) Yazılı, sözlü, görüntülü basın yayın organlarını takip ederek Sarıyer Belediyesi’nin leh ve aleyhinde olan gelişmeleri ve genel olarak belediyelerle ilgili paylaşımları belediye başkanına ve başkan yardımcısına düzenli olarak rapor etmek. Gerçekleştirilen medya takip çalışmalarıyla ilgili arşiv oluşturmak veya oluşturtmak.
e) Belediye başkanının vatandaşlarla gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde planlamak veya planlattırmak.
f) Belediye Başkanı ve Kurum adına düzenleyici basın toplantılarının organizasyonunu yapmak veya yaptırmak.
g) Belediyenin etkinlik ve faaliyetlerinde fotoğraf ve kamera çekimleri yaptırmak ve bunun için ihtiyaç duyulan materyalleri ilgili müdürlüğe vermek, fotoğraf, video ve diğer görsel materyallerin prodüksiyonunu yaparak/yaptırarak kurumun medya kanallarından yayınlanmasını, arşivlenmesini ve panolarda/ekranlarda sergilenmesini sağlamak veya sağlattırmak.
ğ) Web sitesi için gerekli olan yazılı ve görsel haberleri hazırlamak, Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli olarak sitenin sürekli güncelliğini sağlamak. İnternet ortamında belediye başkanının ve belediyenin sosyal medya hesaplarını yönetmek, kontrol ve takip etmek veya ettirmek.
h) Belediye etkinliklerini duyurmak amacıyla basın bülteni, gazete, kitapçık, broşür vb. tanıtım faaliyetlerinde kullanılacak her türlü basılı materyallerin kurumsal kimlik kılavuzuna uygun tasarımını yaptırmak, basılmasını/bastırılmasını sağlamak, çalışmaları kontrol etmek veya ettirmek.
ı) Dijital Baskı/Saha Uygulama Ekipleri’mizce reklam mecralarımızda (Led, Billboard, CLP, totem, köprü, parapet, pankart, afiş vb.) belediyemizin duyuru reklam ve tanıtım hizmetleri çalışmalarının yürütülmesini sağlamak veya sağlattırmak.
i) Belediyemiz müdürlüklerinin, resmi kurumların, çalışmalarında kamu yararı görülen sivil toplum kuruluşlarının (STK), etkinlik ve faaliyetleri ile ilgili talep edilen ve çeşitli yarışmalarda dereceye girenler için Belediye Başkanının onayı alınarak ilgili kanun hükümleri doğrultusunda ödül ve hediyeleri almak, hazırlamak/hazırlattırmak ve dağıtmak/dağıttırmak.
j) Belediye bünyesindeki müdürlüklere, sivil toplum kuruluşlarına (STK), resmi kurumlara, yurt içi ve yurt dışı misafirlere hediye, promosyon ürün almak, hazırlamak ve dağıtmak.
Belediye hizmetlerinin alt yapısının birim etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlara duyurulması amacıyla çeşitli tanıtım çalışmalarını yaptırmak veya yaptırmak.
k) Belediyenin izlemekte olduğu politikaları ve yapılan çalışmaları halka doğru aktarmak, vatandaşların belediye yönetimine karşı olumlu izlenimler edinmesini sağlamak ve yönetim hakkındaki düşüncelerini, yönetimden beklentilerini dinleyerek bu doğrultuda çalışmalara yön vermek.
l) Sarıyer Belediyesi’nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların sorun, öneri, dilek ve şikâyetlerini alarak çözüm sürecini takip etmek veya ettirmek.
m) İlçemizde bulunan oda, birlik, STK, meslek örgütü, esnaf ve ailelere belediyemizi ve başkanımızı temsilen ziyaretlerde bulunmak.
n) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkının göz önüne alınarak yürütülen faaliyetler ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve bu doğrultuda mahalle ziyaretleri ve halk günü etkinlikleri için başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek.
o) Komşu İletişim Merkezi aracılığıyla vatandaşlardan gelen talep ve şikâyetleri ilgili birimlere yönlendirmek. CİMER ve Açık Kapı yetkilileri tarafından düzenlenen şikâyet formlarını elektronik ortamda kayda almak, işlemleri takip etmek. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yaparak ilgilileri bilgilendirmek.
ö) Belediyemize gelen vatandaşları karşılamak, başvuruların günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak belirli periyodlarla raporlarını hazırlayarak ilgili amirleri sürekli bilgilendirmek.
p) Belediye bünyesindeki müdürlüklerin, STK’ların, Resmi Kurumların, vatandaşların etkinlik ve faaliyetlerinde kullanılmak üzere; duyuru materyalleri, platform, ses düzeni, anons ve aracı taleplerini kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak karşılamak/karşılattırmak.
r) Belediyenin amaç, ilke ve hedeflerine uygun olarak her türlü kültür etkinliğini planlamak/planlattırmak, uygulamak/uygulattırmak, değerlendirmek/değerlendirtmek ve raporlamak/raporlandırmak;
s) Resmi Bayram Kutlamaları, kültürel programlar, belirli gün ve hafta kutlamaları, topluma mal olmuş kişiler için anma programları, şenlik, festival, konser, tören ve tanıtım etkinlikleri ile sinema gösterimi, konferans, panel, seminer vb. etkinlikler düzenlemek/düzenlettirmek.
ş) Düzenlenen etkinliklere okulların, üniversitelerin, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının, sendikaların, sivil toplum kuruluşları ve uzman kişilerin katılımını sağlamak;
t) Çeşitli sivil toplum örgütleri ile belediye yönetiminin belirli dönemlerde bir araya gelerek toplantı yapmalarını sağlamak, belediye hizmetlerinin müzakere edilmesi için organizasyon düzenlemek, ilçede kurulmuş vakıf ve derneklerle müşterek çalışmalar yapmak, Resmi- Özel Kurum ve Kuruluşlarla iş birliği içerisinde çalışmak.
o) STK ve derneklerden gelen talepleri değerlendirmek, ilgili müdürlüklere göndermek ve takibini yapmak.
u) Halkın Belediye ile ilgili düşünce ve önerilerini almak üzere elde edilen sonuçları değerlendirmek, analiz raporları hazırlamak, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak yöntemleri belirlemek üzere anket çalışmaları hazırlamak/hazırlattırmak.
ü) Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek; Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
v) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak.
y) Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.
z) Sarıyer Belediyesi İç Kontrol Uyum Eylem Planı’ndaki görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak/yaptırmak.
a) Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak. 3071 sayılı kanun gereği, dilekçe yoluyla yapılan başvurulara süresi içinde yazılı olarak bilgi vermek.
b) Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısı’nın bilgisi ve onayıyla, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.
c) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal ve hizmet alımı işlerini ihale yolu ile gerçekleştirmek, hak edişlerini düzenlemek, kabullerini yaparak sonuçlandırmak.
ç) Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.
d) İçişleri Bakanlığı’nın yürütmüş olduğu Açık Kapı Projesi kapsamında Valilik ve Kaymakamlık aracılığıyla gelen vatandaş talepleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
DÖRDÜNCÜ KISIM
Personelin Görev Yetki ve Sorumluluğu
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 10-(1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü;
a) Basın Yayın ve Halka İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasına gerekli koordinasyonu sağlamak,
b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak, çalışmalarda eşgüdümü sağlamak,
c) Günlük çalışma programlarını yapmak,
ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,
d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
e) ) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedefleri doğrultusunda yıllık bütçesini ilgili birim ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,
f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa düzeltilmesine yönelik tedbirleri almak,
g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlaması yapmak,
ğ) Müdürlüğe alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,
h) İş gücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,
ı) Müdürlük emrinde görev yapan personele, performans değerlendirmesi yapmak, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu makama önerilerde bulunmak, birim personeline izin vermek, yetkisi dâhilinde disiplin cezaları vermek
i)Uyuşmazlık ve anlaşmazlıkları çözümlemek konularında yetkileri kullanmak ve başkanı bu konularda düzenli olarak bilgilendirmek,
j) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konudaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,
k) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak, bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütmek,
l) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.
m) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından, ilgili başkan yardımcısı ve belediye başkanına karşı sorumludur.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Alt Birim Yöneticisinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde Alt Birim Yöneticisi statüsünde çalışan personel;
a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, başkanlık ve müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz yapılamasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,
b) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,
c) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,
ç) Müdürlük tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,
d) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,
e) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,
f) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.
Diğer Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;
a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,
b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan;
c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,
ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,
d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,
e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,
f) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,
g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yarım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,
ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten
h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,
ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,
i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.
BEŞİNCİ KISIM
Uygulama Usul ve Esasları
Görev ve İş Dağılımı
MADDE 11 -(1) Müdürlüğün tüm personel arasındaki görev ve iş dağılımı müdür tarafından yapılır. Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
(2) Yönetmelikte geçen personelin herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları halinde, ilgili personele elektronik ortamda atanan iş ve işlemleri, görevleri gereği kendisinde bulunan her türlü dosya, evrak, yazı ve belgeler ile ayni ve nakdi zimmetinde bulunan tüm malları bir çizelgeye bağlı olarak müdüre veya müdürün tespit ettiği kişiye teslimini yapması zorunludur
Diğer Kurum ve Kuruluşlarla İlgili İşlemler
MADDE 12 – (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;
a) Müdürlükler arası yazışmalar birim müdürü tarafından elektronik imza ile yapılır. Dağıtım kısmında ilgili başkan yardımcısı “bilgi için” eklenir.
b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler
MADDE 13- (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;
a) Müdürlüğe elektronik ya da fiziki olarak gelen evrak, Müdür / sorumlu personel tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
b) Fiziki evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Fiziki veya elektronik ortamda gelen ve giden evraklar referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
Arşivleme ve Dosyalama
MADDE 14 - (1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;
a) Müdürlüklerde elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda muhafaza edilir. Islak imzalı yazışmalar ise birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde arşivlenme sürelerince muhafaza edilir.
b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde Kullanılacak Defter, Kayıt ve Belgeler
MADDE 15-Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
ALTINCI KISIM
Son Hükümler
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 16- İşbu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlükten Kaldırılan Yönerge
MADDE 17– Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle Sarıyer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 18- Bu Yönetmelik, Sarıyer Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 19- Bu Yönetmelik hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü yürütür.
