Sarıyer TV
Sarıyer Belediyesi
contetns
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Yönetmeliği

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

 

BİRİNCİ KISIM

AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK, TANIMLAR VE GENEL ESASLAR

AMAÇ

MADDE 1-(1) Bu Yönergenin amacı, Sarıyer Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

KAPSAM

MADDE 2-(1) Bu Yönerge, Sarıyer Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

HUKUKİ DAYANAK

MADDE 3-(1) Bu Yönerge,5393 sayılı ‘’Belediye Kanun’’ ile ‘’Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik’’ ve 06.06.2014 tarih ve 2014/51 sayılı Belediye Meclis Kararı hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

TANIMLAR

MADDE 4-(1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Başkan: Sarıyer Belediye Başkanı,

b) Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün Bağlı olduğu Başkan Yardımcısı,

c) Belediye: Sarıyer Belediyesini,

ç) Meclis: Sarıyer Belediye Meclisini,

d) Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

e) Müdür: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü,

f) Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder

 

GENEL ESASLAR

MADDE 5-(1) Sarıyer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetiminde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkeleri esas alır.

 

İKİNCİ KISIM

BASIN YAYIN HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ'NÜN GÖREVLERİ

MADDE 6-(1) T.C Sarıyer Belediyesinin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

a) Belediyenin Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun olarak Tanıtım ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini yürütmek.

b) Belediyenin yayın hizmetlerini planlayarak Basın kuruluşlarıyla Belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlamak ve yönetmek.

c) Basın İlan Kurumu ve Yerel gazetelerde yayınlanmak üzere hazırlanan basın bülteni, ilan, anma, özel gün ve etkinliklerle ilgili bültenlerin yayınlanmasını sağlamak ve takip etmek.

ç) Sarıyer Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için yazılı, görsel, sosyal medya, basın yayın organları ve diğer ilgili kuruluşlara duyurmak ve iletişime geçmek.

d) Yazılı, sözlü, görüntülü basın yayın organlarını takip ederek Sarıyer Belediyesi’nin leh ve aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili olarak Belediye Başkanına ve Başkan Yardımcısına düzenli olarak rapor vermek. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili arşiv oluşturmak.

e) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevuları Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde yönetmek

f) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının düzenleyici basın toplantılarının organizasyonunu yapmak.

g) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yaptırmak ve bunun için ihtiyaç duyulan materyalleri ilgili müdürlüğe vermek. Fotoğraf, video ve diğer görsel materyallerin arşivlenmesini ve panolarda sergilenmesini sağlamak.

ğ) Belli zamanlarda çıkartılan Sarıyer Bülteni için gerekli olan araştırmaları ve çalışmaları yaptırmak. Web sitesi için gerekli olan görüntülü ve görüntüsüz haberleri hazırlamak, Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordinasyon halinde sitenin sürekli güncelliğini sağlamak.

h) Belediye etkinliklerini duyurmak amacıyla basın bülteni, gazete ve broşür hazırlayarak dağıtmak.

ı) Belediyenin tanıtımına ilişkin materyallerin tasarımını gerçekleştirmek.

i) Belediyemiz Müdürlüklerinin, Resmi Kurumların, çalışmalarında kamu yararı görülen Sivil Toplum Kuruluşlarının (STK), etkinlik, faaliyet ve çeşitli yarışmalarda dereceye girenlere Belediye Başkanının onayı alınarak ilgili kanun hükümleri doğrultusunda ödül ve hediyelerini almak, hazırlamak ve dağıtmak.

j) Belediye bünyesindeki müdürlüklere, STK’lara, resmi kurumlara, yurt içi ve yurt dışı misafirlere hediye, promosyon ürün almak, hazırlamak ve dağıtmak.

k) Kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak sine vizyon gösterimi düzenlemek.

l) Belediye hizmetlerinin alt yapısının birim etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlara duyurulması amacıyla çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek.

m) Belediyenin izlemekte olduğu politikanın ve yapılan çalışmaların halka doğru aktarılması, vatandaşların belediye yönetimine karşı olumlu izlenimler edinmesinin sağlanması, vatandaşların da yönetim hakkındaki düşüncelerinin ve yönetimden beklentilerinin dinlenmesi, bu doğrultuda çalışmalara yön verilmesi.

n) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkının göz önüne alınarak yürütülen faaliyetler ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve bu doğrultuda mahalle ziyaretleri ve halk günü etkinlikleri için Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek.

o) Vatandaşlardan gelen talep ve şikâyetleri ilgili birimlere yönlendirmek. BİMER yetkilileri tarafından düzenlenen şikâyet formlarını elektronik ortamda kayda almak, işlemleri takip etmek. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yaparak bilgilendirmek.

ö) Müdürlüğümüze gelen vatandaş başvurularının günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak hedefler bazında raporlarını hazırlayarak ilgili amirleri sürekli bilgilendirmek.

p) Belediye bünyesindeki müdürlüklerin, STK’ların, Resmi Kurumların, vatandaşların etkinlik ve faaliyetlerinde kullanılmak üzere; duyuru materyalleri, masa-sandalye, tente, platform, ses düzeni, anons ve aracı taleplerini kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak karşılamak.

r) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin kurumsal kimlik kılavuzuna uygun tasarımının yapılması ve basılmasını sağlamak.

s) Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin, kültür ve sanat etkinliklerinin, sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetlerin tanıtım ve duyuru materyallerini hazırlamak, basın yayın ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütmek. Etkin bir biçimde yapılması için gerekli organizasyonun ve etkinliklerin verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak.

ş) Belediye Başkanı tarafından çeşitli sivil toplum örgütleri vb. Belediye yönetiminin belirli dönemlerde bir araya gelerek toplantı yapmalarını, Belediye hizmetlerinin müzakere edilmesini sağlayan organizasyonlar düzenlemek. Ayrıca belirli günlerde düzenlenen halk günlerinde yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak.

t) Halkın Belediye ile ilgili düşünce ve önerilerini almak üzere elde edilen sonuçları değerlendirmek, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak yöntemleri belirlemek üzere anket çalışmaları hazırlamak.

u) Sosyal ve Kültürel Etkinlikler düzenlemek, açılış, tören ve toplantı gibi etkinlikleri organize etmek.

ü) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek.

v) Önemli günler kutlamalarına ilişkin organizasyon faaliyetlerini yürütmek. Yapılan organizasyonları yazılı, görsel ve işitsel medya ile internet üzerinden tanıtımının, reklamının yapılması ile vatandaşlara duyurmak.

y) STK ve Derneklerden gelen talepleri değerlendirmek ve ilgili müdürlüklere gönderilmesi ve takibini yapmak

z) Hizmet binamıza gelen vatandaşlarımızın karşılanması, ziyaretçi kayıtlarının tutulması, yönlendirilmesi gibi iş ve işlemleri yapmak.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

BASIN YAYIN HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ'NÜN KURULUŞ VE YAPILANMASI

KURULUŞ VE YAPILANMA

MADDE 7-(1) Kurumsal İmajı Geliştirmek, Yerel ve Ulusal Düzeyde Görünürlüğünü Sağlamak ve Belediye Faaliyetlerini Tanıtmak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dahilinde yapmakla yükümlü Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Sarıyer Belediye Meclisinin 05.07.2007 tarih ve 2007/27 numaralı kararı ile kurulmuştur.

(2) Müdürlük bir müdür ve hizmetin görevlerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personellerden oluşur. Müdürlüğün bu yönergede belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çevresinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanın onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.

(3) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dahil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

(4) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün faaliyetlerini daha etkin ve verimli yürütmek amacıyla aşağıdaki alt birimlerden oluşur;

a) Basın Birimi

b) STK Birimi

c) Etkinlik Birimi

ç) Kalem Birimi

 

DÖRDÜNCÜ KISIM

PERSONELİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUĞU

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRÜ’NÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 8-(1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve mer’i mevzuatın ilgili maddeleri gereği üniversite mezunu, yönetici vasfına sahip işlerin sevk ve idaresini sağlayabilecek kapasitedeki personelden atanan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü;

a) Basın Yayın ve Halka İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasına gerekli koordinasyonu sağlamak,

b) Müdürlük personelinin verimli bir şekilde çalışması için gerekli tedbirleri almak,

c) Günlük çalışma programlarını yapmak,

ç) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak,

d) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

e) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlamak, faaliyet planına göre yıllık bütçenin Mali Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak ve belirlenmiş zamanda teslim etmek,

f) Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,

g) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlaması yapmak,

ğ) Müdürlüğe alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol etmek,

h) İş gücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetlemek,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konudaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini sağlamak,

i) Faaliyet sahası ile ilgili proje ve taslaklar hazırlayıp bunları uygulamaya geçirebilmek için onaya sunmak,

j) Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar bu kapsamda gerekli iş ve işlemleri yürütür.

k) Yasalar ve diğer mevzuatla kendisine verilen görevler ile Başkanlıkça verilecek diğer işleri yapmakla yükümlüdür.

l) Yürütülen bütün işlerin, ilgili Kanunlar, Mevzuatlar, Yönetmelikler ve ilgili Genelgeler çerçevesinde doğru ve zamanında yapılmasından, ilgili Başkan Yardımcısı ve Başkana karşı sorumludur.

 

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ŞEFLERİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 9- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne şef statüsünde çalışan personel;

a) Bürodaki işlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük Talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz yapılamasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan,

b) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,

c) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmaktan ve personelin devamlılığını sağlamaktan,

ç) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından,

d) Müdür tarafından teknik ve idari konularda verilen görevleri yerine getirmekten,

e) Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan,

f) Müdürlük içi birimlerde çalışan personelin yıllık izin zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan,

g) Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur

 

DİĞER PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 10- (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar ve diğer personel;

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan;

c) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,

ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,

d) Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,

e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,

f) İşbölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,

g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yarım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,

ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten

h) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,

ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,

i) Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.

 

BEŞİNCİ KISIM

EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME

DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA İLGİLİ İŞLEMLER

MADDE 11 -(1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

GELEN GİDEN EVRAKLA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER

MADDE 12- (1) Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde;

a) Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

b) Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

ARŞİVLEME VE DOSYALAMA

MADDE 13-(1) Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;

a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivleme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

 

ALTINCI KISIM

ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER

YÖNERGEDE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER;

MADDE 14-(1) İş bu yönergedeki hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

YÜRÜRLÜK

MADDE 15-(1) Bu yönerge Belediye Başkanınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

YÜRÜTME

MADDE 16-(1) Bu yönerge hükümlerini Sarıyer Belediye Başkanı adına Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü yürütür.